Sous-traitance en formation : entre cadre réglementaire et référentiel Qualiopi

La sous-traitance dans le domaine de la formation professionnelle a longtemps évolué dans un cadre peu encadré, laissant place à des pratiques variées et parfois opaques. Toutefois, avec la montée en puissance de Qualiopi et les évolutions législatives récentes, le secteur est aujourd’hui soumis à des exigences accrues en matière de qualité, de traçabilité et de responsabilité.

Le décret de décembre 2023 est venu renforcer ces obligations, notamment dans le cadre des formations financées par le Compte Personnel de Formation (CPF).

Désormais, les organismes de formation doivent assurer une transparence accrue sur leurs relations avec leurs sous-traitants et veiller à ce que ces derniers respectent les critères de qualité imposés par le référentiel national.

Cette articulation entre cadre réglementaire et exigences Qualiopi pose de nouveaux défis aux acteurs du secteur et il y a de quoi s’y perdre…

Dans cet article, nous analyons ces évolutions et leurs implications pour les organismes de formation, qu’ils soient donneurs d’ordre ou sous-traitants en espérant qu’il vous permette d’y voir plus clair sur vos obligations.

Zoom sur le décret du 28 décembre 2023

Le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 encadre le recours à la sous-traitance des organismes de formation inscrits sur la plateforme CPF gérée par la Caisse des dépôts et consignations (CDC). De nouvelles dispositions visent à lutter contre la fraude au CPF.

Dans sa première partie, le texte concerne le référencement des organismes de formation sur la plateforme dédiée et sur les sanctions prononcées par la CDC en cas de manquements aux engagements auxquels l’organisme de formation a souscrit à travers les conditions générales d’utilisation (CGU).

Dans sa deuxième partie, le texte vise à réguler la sous-traitance des organismes de formation référencés sur la plateforme CPF. L’objectif est de responsabiliser les donneurs d’ordre responsables de la qualité de leurs sous-traitants ; il se concrétise en particulier par :

• L’obligation des donneurs d’ordre de déclarer auprès de la CDC leurs sous-traitants ;

• L’obligation de rédiger un contrat écrit précisant les missions confiées aux sous-traitants, le contenu de la formation ainsi que les conditions de réalisation et de suivi de la formation ;

• L’obligation pour les sous-traitants de détenir les mêmes certifications (Qualiopi) et habilitations que le donneur d’ordre ; des exceptions existent notamment pour les sous-traitants qui relèvent du régime micro-social ;

• L’impossibilité de recourir à la sous-traitance en cascade ;

• La fin du « portage Qualiopi » : le donneur d’ordre est obligé de réaliser une part d’action de formation correspondant à 20 % de son chiffre d’affaires encaissé via la plateforme CPF.

Le décret du 28 décembre 2023 est aussi l’occasion de rappeler les dispositions existantes dans le code du travail concernant la déclaration d’activité des sous-traitants. Celle-ci incombe à toute personne morale ou physique qui réalise des prestations relevant du champ de la formation professionnelle au titre d’une convention ou d’un contrat de formation (article L6351-1 du code du travail). Ainsi, dès lors que le sous-traitant a une activité de formation, il doit respecter la réglementation encadrant cette activité, y compris l’obligation de déclarer son activité. Cette obligation de déclaration est expressément prévue par la loi pour les sous-traitants réalisant des prestations éligibles au CPF (article L.6323-9-2 du code du travail).

La déclaration d’activité se réalise en ligne via l’application « Mon activité formation »

Quelles sont les exigences du référentiel Qualiopi pour le donneur d’ordre ?

Si le contrat de sous-traitance de formation est une obligation légale dans le cadre de formations financées par le CPF, il n’est pas, à ce jour, une obligation dans le cadre du référentiel Qualiopi. D’autre part, sauf dans le cadre de formations financées par le CPF et selon son statut (voir plus haut), le sous-traitant n’a pas l’obligation d’être certifié Qualiopi.

Toutefois, le référentiel national Qualité (Indicateur 27) exige de l’organisme « donneur d’ordre » de maîtriser la qualité des prestations réalisées par ses sous-traitants et garantir leur conformité aux exigences du référentiel Qualiopi.

De ce fait, sans être obligatoire, le contrat de sous traitance est fortement recommandé ne serait-ce que pour définir les obligations du donneur d’ordre et celles du sous-traitant.

Quelles sont les exigences du référentiel Qualiopi pour les sous-traitants eux-mêmes ?

En tant que sous-traitant, certains indicateurs du référentiel sont systématiquement non applicables. En revanche, vous devez prouver votre conformité aux indicateurs qui sont applicables en fonction des missions qui vous sont confiées par le donneur d’ordre. En l’absence de contrat permettant d’identifier ces missions, l’auditeur procède à la vérification de l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie d’action concernée.

Il est donc autant de l’intérêt du donneur d’ordre que du sous traitant de formaliser la relation par le biais d’un contrat.

Conclusion :

La sous-traitance en formation est désormais encadrée par des règles plus strictes, notamment par le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023, qui impose davantage de transparence et de responsabilités aux organismes donneurs d’ordre, dans le cadre du CPF. Ce cadre législatif vise avant tout à lutter contre les abus et à garantir un meilleur contrôle des formations financées par des fonds publics ou mutualisés.

Toutefois, au-delà des obligations légales, la certification Qualiopi impose une approche qualité plus globale, intégrant la sous-traitance dans une démarche d’amélioration continue. Si le décret met l’accent sur le respect strict des obligations déclaratives et contractuelles, Qualiopi pousse les organismes à structurer et justifier leurs pratiques pour garantir une réelle valeur pédagogique et organisationnelle, même en cas d’externalisation.

Ainsi, pour un organisme de formation, la sous-traitance ne peut plus être une simple délégation : elle doit être maîtrisée, documentée et intégrée dans une démarche de qualité. Il devient essentiel d’adopter une double approche : se conformer aux obligations réglementaires tout en assurant une gestion qualitative des prestations sous-traitées afin de sécuriser sa certification Qualiopi et la pérennité de son activité.